Syarat & Ketentuan

1. Pendahuluan

Syarat dan Ketentuan ini ("S&K") berlaku antara Folkastudio ("Studio") dengan individu atau badan usaha yang menggunakan layanan Studio ("Klien"). S&K ini merupakan bagian tak terpisahkan dari setiap kontrak proyek yang diterbitkan Studio.

Dengan melakukan pembayaran uang muka (DP), menandatangani kontrak, atau memberikan persetujuan tertulis atas penawaran (quotation), Klien dinyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam dokumen ini.

Jika terdapat pertentangan antara S&K ini dan kontrak proyek spesifik, ketentuan dalam kontrak proyek yang lebih spesifik akan berlaku.

2. Definisi

• Studio — Folkastudio, tim desain dan pengembangan digital.
• Klien — Individu atau entitas yang memesan layanan Studio.
• Proyek — Pekerjaan desain dan/atau pengembangan yang disepakati dalam kontrak.
• Kontrak — Perjanjian kerja tertulis yang mencakup scope, harga, dan timeline.
• Deliverable — Output akhir yang wajib diserahkan Studio sesuai kontrak.
• Revisi — Perubahan minor dalam ruang lingkup yang sudah disepakati.
• Change Request (CR) — Permintaan perubahan di luar scope kontrak awal, yang memerlukan perjanjian tambahan dan biaya tersendiri.
• Hari Kerja — Senin–Jumat, tidak termasuk hari libur nasional Indonesia.
• DP / Uang Muka — Pembayaran pertama sebagai tanda jadi proyek.
• PIC (Point of Contact) — Satu orang yang ditunjuk Klien sebagai penanggung jawab komunikasi dan pengambil keputusan selama proyek berlangsung.

3. Kontrak & Scope Proyek

3.1 Kewajiban Kontrak Tertulis

Seluruh pekerjaan hanya dimulai setelah kontrak tertulis ditandatangani dan DP diterima. Tidak ada pekerjaan yang dilakukan berdasarkan komitmen lisan semata.

3.2 Definisi Scope

Scope proyek didefinisikan secara eksplisit dalam dokumen Surat Penawaran, Project Brief, atau lampiran kontrak. Setiap fitur, halaman, atau fungsi yang tidak tercantum dalam scope tersebut tidak termasuk dalam pekerjaan yang dijanjikan.

3.3 Perubahan Scope

Permintaan penambahan fitur, halaman, atau fungsi baru di luar scope harus diajukan tertulis dan disetujui kedua pihak dalam Change Request (CR) terpisah, termasuk estimasi biaya dan waktu tambahan. Pekerjaan CR baru dimulai setelah CR disetujui dan pembayaran CR diterima.

3.4 Aset dari Klien

Klien bertanggung jawab menyediakan semua aset yang dibutuhkan (teks, foto, logo, video, akses akun) sesuai jadwal yang disepakati. Keterlambatan penyediaan aset oleh Klien otomatis menggeser timeline proyek tanpa penalti bagi Studio.

4. Pembayaran

4.1 Struktur Pembayaran

Kecuali dinyatakan lain dalam kontrak, struktur pembayaran standar adalah:

• 50% DP — Dibayar sebelum pekerjaan dimulai (non-refundable).
• 30–50% Progress Payment — Dibayar pada milestone pertengahan proyek (setelah desain disetujui atau tahap pengembangan tertentu selesai).
• Pelunasan 100% — Dibayar sebelum Studio menyerahkan file akhir, source code, atau akses ke server/hosting.

4.2 Non-Refundable DP

Uang muka (DP) tidak dapat dikembalikan dengan alasan apapun, termasuk perubahan rencana bisnis, pergantian vendor, atau keputusan sepihak menghentikan proyek setelah pekerjaan dimulai. DP adalah kompensasi atas alokasi waktu dan sumber daya Studio yang sudah diblokir untuk proyek Klien.

4.3 Jatuh Tempo & Keterlambatan

• Invoice harus dibayar dalam 7 hari kalender sejak diterbitkan, kecuali disepakati lain dalam kontrak.
• Keterlambatan lebih dari 7 hari: Studio berhak menghentikan sementara seluruh pekerjaan hingga pembayaran diterima. Timeline otomatis bergeser.
• Keterlambatan lebih dari 30 hari: Studio berhak mengakhiri kontrak sepihak. Pembayaran yang sudah diterima tidak dikembalikan. File/akses tidak diserahkan sampai seluruh tunggakan dilunasi.

4.4 Penyerahan File & Akses

Source code, desain final, database, dan seluruh akses server/CMS hanya diserahkan setelah pembayaran 100% lunas dan terkonfirmasi. Studio tidak wajib menyerahkan pekerjaan apapun selama masih terdapat tunggakan pembayaran.

5. Revisi & Change Request

5.1 Definisi Revisi

Revisi adalah perubahan dalam ruang lingkup yang sudah disetujui: koreksi teks, penyesuaian warna/font sesuai brief awal, perbaikan bug desain, atau penempatan elemen yang belum sesuai brief.

Yang tidak termasuk revisi dan akan dikenai biaya CR:

• Perubahan konsep desain secara fundamental setelah disetujui.
• Penambahan fitur, halaman, atau fungsi baru.
• Perubahan arah bisnis atau target pasar yang mengubah keseluruhan desain.
• Permintaan untuk mengulang pekerjaan yang sudah disetujui sebelumnya.
• Perubahan teknologi atau platform di tengah proyek.

5.2 Batas Revisi

Jumlah maksimal sesi revisi per fase proyek ditentukan dalam kontrak (umumnya 2 (dua) kali per fase). Satu sesi revisi dihitung berdasarkan pengiriman feedback Klien, bukan jumlah item yang diubah. Feedback harus terkonsolidasi dalam satu sesi — bukan bertahap.

5.3 Prosedur Revisi

• Feedback revisi wajib dikirimkan secara tertulis (email atau platform yang disepakati).
• Feedback verbal atau pesan singkat tidak dianggap sebagai instruksi revisi resmi.
• Jika Klien tidak memberikan feedback dalam 5 hari kerja setelah deliverable dikirimkan, deliverable dianggap disetujui dan proyek berlanjut ke fase berikutnya.

5.4 Change Request

Permintaan di luar scope (CR) wajib diajukan tertulis. Studio akan menerbitkan estimasi biaya dan timeline untuk CR dalam 3 hari kerja. CR baru dikerjakan setelah persetujuan tertulis dan pembayaran CR diterima.

6. Jam Kerja & Komunikasi

6.1 Jam Operasional

Studio beroperasi pada Senin–Jumat, 09.00–18.00 WIB, tidak termasuk hari libur nasional Indonesia. Permintaan yang masuk di luar jam kerja diproses pada hari kerja berikutnya.

6.2 Waktu Respons

• Pesan/email: direspons dalam 1–2 hari kerja.
• Bug kritis pasca-launch: direspons dalam 1 hari kerja selama masa garansi.
• Permintaan di luar jam kerja tidak dijamin direspons sebelum hari kerja berikutnya.

6.3 Point of Contact (PIC)

Klien wajib menunjuk satu orang PIC yang berwenang membuat keputusan selama proyek. Instruksi dari pihak-pihak di luar PIC tidak wajib dieksekusi Studio tanpa konfirmasi PIC. Ketidakjelasan keputusan internal Klien bukan tanggung jawab Studio.

6.4 Layanan di Luar Jam Kerja

Pekerjaan mendesak di luar jam kerja (weekend, malam hari, hari libur) dapat dilayani atas kesepakatan khusus dengan surcharge 50–100% dari tarif normal, tergantung urgensi dan ketersediaan tim.

7. Deadline & Jadwal Proyek

7.1 Validitas Timeline

Timeline proyek berlaku dengan asumsi:

• Klien memberikan aset, konten, dan akses yang dibutuhkan tepat waktu.
• Klien memberikan feedback revisi dalam batas waktu yang ditentukan.
• Tidak terdapat perubahan scope yang signifikan di tengah proyek.

7.2 Keterlambatan dari Sisi Klien

Jika Klien terlambat mengirimkan aset, feedback, atau keputusan lebih dari 3 hari kerja, timeline proyek otomatis bergeser sebesar durasi keterlambatan tersebut, ditambah buffer penyesuaian jadwal internal Studio.

Keterlambatan Klien lebih dari 14 hari kalender menyebabkan proyek masuk status On-Hold. Proyek on-hold dapat dikenai biaya reaktivasi dan antrian ulang sesuai kapasitas Studio.

7.3 Proyek Terbengkalai

Proyek yang tidak menunjukkan aktivitas dari sisi Klien selama 60 hari kalender dianggap ditutup (abandoned). File pekerjaan yang sudah selesai disimpan 90 hari sebelum dihapus permanen. Pembayaran yang sudah diterima tidak dikembalikan.

8. Hak Kekayaan Intelektual

8.1 Kepemilikan Selama Proyek

Seluruh karya desain, kode, aset visual, dan deliverable yang dibuat Studio tetap menjadi milik Studio hingga seluruh pembayaran dilunasi 100%. Klien tidak berhak menggunakan, mempublikasikan, atau mendistribusikan deliverable sebelum pelunasan.

8.2 Transfer Hak Setelah Lunas

Setelah pelunasan 100%, hak kepemilikan atas custom deliverable (desain yang dibuat khusus, source code yang ditulis untuk proyek ini) diserahkan kepada Klien, kecuali dinyatakan lain dalam kontrak.

8.3 Aset Pihak Ketiga

Lisensi font, foto stok, icon library, plugin premium, dan aset pihak ketiga lainnya adalah tanggung jawab Klien untuk diperoleh dan diperpanjang secara mandiri. Studio tidak menanggung biaya lisensi pihak ketiga kecuali disepakati secara eksplisit dalam kontrak.

8.4 Hak Portofolio Studio

Studio berhak menampilkan tampilan visual proyek (screenshot, mockup, atau deskripsi) sebagai bagian dari portofolio, kecuali Klien secara tertulis meminta klausul kerahasiaan (NDA). Permintaan NDA dapat mempengaruhi harga kontrak.

9. Garansi & Pasca-Launch

9.1 Masa Garansi

Studio memberikan garansi 30 hari kalender sejak tanggal launch/serah terima untuk perbaikan bug fungsional — yaitu fungsi atau fitur yang sudah disepakati dalam scope tidak berjalan sesuai spesifikasi yang disetujui.

9.2 Yang Tidak Termasuk Garansi

• Penambahan fitur baru atau perubahan desain.
• Bug yang disebabkan oleh modifikasi kode oleh Klien atau pihak ketiga.
• Gangguan layanan hosting, domain, atau server pihak ketiga.
• Update CMS, plugin, library, atau dependency pihak ketiga.
• Kerusakan akibat malware, serangan siber, atau penggunaan tidak sesuai prosedur.
• Perubahan algoritma mesin pencari (SEO) setelah launch.

9.3 Support Pasca-Garansi

Dukungan teknis setelah masa garansi tersedia melalui paket maintenance terpisah atau billing per jam sesuai tarif Studio yang berlaku. Studio tidak wajib memberikan dukungan gratis di luar masa garansi.

9.4 Hosting & Domain

Kecuali dinyatakan lain, biaya hosting dan domain adalah tanggung jawab Klien sepenuhnya. Studio tidak bertanggung jawab atas gangguan, downtime, atau kehilangan data yang disebabkan oleh provider hosting/domain pihak ketiga.

10. Kerahasiaan

10.1 Kewajiban Studio

Studio berkomitmen menjaga kerahasiaan informasi bisnis, data teknis, dan dokumen proyek Klien yang bersifat rahasia. Informasi tersebut tidak akan dibagikan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis Klien, kecuali diwajibkan oleh hukum.

10.2 Kewajiban Klien

Klien wajib menjaga kerahasiaan metode kerja, pricing, sistem internal, dan dokumen kontrak Studio. Informasi tersebut tidak boleh dibagikan tanpa izin tertulis Studio.

10.3 NDA Terpisah

Untuk proyek dengan tingkat kerahasiaan tinggi, Klien dapat mengajukan NDA terpisah sebelum proyek dimulai. Permintaan NDA harus diajukan sebelum penandatanganan kontrak.

11. Terminasi Kontrak

11.1 Terminasi oleh Klien

Klien dapat mengakhiri kontrak kapan saja dengan pemberitahuan tertulis. Namun:

• DP tidak dapat dikembalikan.
• Biaya proporsional untuk pekerjaan yang sudah dilakukan hingga tanggal terminasi wajib dibayar penuh.
• File partial diserahkan ke Klien hanya setelah seluruh kewajiban pembayaran terpenuhi.

11.2 Terminasi oleh Studio

Studio berhak mengakhiri kontrak jika:

• Klien melanggar ketentuan pembayaran lebih dari 30 hari.
• Klien memberikan instruksi yang melanggar hukum atau etika.
• Perilaku Klien bersifat tidak profesional atau merugikan tim Studio secara signifikan.
• Proyek terbengkalai lebih dari 60 hari tanpa komunikasi dari Klien.

12. Batasan Tanggung Jawab

12.1 Batas Maksimal Ganti Rugi

Total tanggung jawab Studio kepada Klien tidak akan melebihi total nilai kontrak yang telah dibayarkan Klien kepada Studio untuk proyek yang bersangkutan.

12.2 Pengecualian

Studio tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, termasuk kehilangan profit, kehilangan pelanggan, kerugian bisnis, kehilangan data, atau kerugian reputasi, kecuali terbukti disebabkan oleh kelalaian berat atau kesengajaan Studio.

12.3 Konten Klien

Klien sepenuhnya bertanggung jawab atas legalitas konten yang diunggah ke produk yang dibuat Studio, termasuk hak cipta gambar/video/teks, klaim produk, izin usaha, dan kepatuhan terhadap regulasi industri.

13. Force Majeure

Studio tidak dapat dinyatakan wanprestasi jika terjadi penundaan atau kegagalan akibat keadaan di luar kendali yang wajar: bencana alam, pandemi, pemadaman listrik massal, gangguan infrastruktur internet nasional, konflik bersenjata, atau regulasi pemerintah yang berubah mendadak.

Dalam hal force majeure terjadi, Studio akan memberitahu Klien sesegera mungkin dan kedua pihak bernegosiasi secara itikad baik untuk menyesuaikan timeline proyek.

14. Penyelesaian Sengketa

14.1 Musyawarah

Setiap sengketa diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah dalam jangka waktu 14 hari kalender sejak sengketa dinotifikasikan secara tertulis.

14.2 Mediasi

Jika musyawarah tidak menghasilkan kesepakatan, sengketa akan diselesaikan melalui mediasi menggunakan mediator independen yang disetujui kedua pihak, sebelum dibawa ke jalur hukum.

14.3 Hukum yang Berlaku

S&K ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Para pihak sepakat memilih domisili hukum di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

15. Perubahan Ketentuan

Studio berhak mengubah S&K ini sewaktu-waktu. Perubahan diberitahukan melalui website Studio dan/atau email ke Klien aktif. Penggunaan layanan Studio setelah perubahan S&K dianggap sebagai penerimaan atas perubahan tersebut.

Kontrak proyek yang sudah berjalan mengikuti S&K yang berlaku pada tanggal penandatanganan kontrak tersebut, kecuali kedua pihak menyepakati adopsi S&K baru secara tertulis.